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APEX SOLUCIONES  ·  software para instituciones educativas
Sistema Integral de Gestion Escolar

Toda la escuela, en un solo lugar.

Una plataforma web que digitaliza la vida academica completa de la institucion: legajos, asistencia, calificaciones, trayectorias, convivencia y comunicacion con las familias. Cada persona ve exactamente lo que le corresponde.

Multi-colegio · una instalacion por institucion
100% web · sin instalar nada en cada PC
5 perfiles de acceso · datos segmentados por rol
Indice

Que vas a encontrar en esta presentacion

01El problema

La informacion de la escuela esta dispersa, y eso cuesta caro

Planillas de Excel sueltas, cuadernos de asistencia, RITE en papel, notas en el celular del profesor y comunicaciones por mil grupos de WhatsApp. Cuando la Direccion necesita un dato, hay que pedirselo a alguien y esperar.

🗂️

Datos fragmentados

Cada area guarda lo suyo por su cuenta. No hay una unica fuente de verdad y la informacion se duplica o se contradice.

⏳

Tiempo perdido

Armar un boletin, un RITE o un listado de inasistencias lleva horas de copiar y pegar, justo en los momentos de mayor presion.

🔓

Sin control de acceso

Planillas compartidas donde cualquiera ve (y modifica) todo. Datos sensibles de menores sin proteccion real.

📉

Decisiones a ciegas

Sin trazabilidad de la trayectoria del alumno es dificil detectar a tiempo al que esta en riesgo de repetir.

📵

Familias desconectadas

Los responsables se enteran tarde de faltas, notas o citaciones. La escuela queda expuesta a reclamos.

🧩

Conocimiento que se va

Cuando un preceptor o secretario se va, se lleva la informacion en la cabeza. La institucion no la retiene.

02La solucion

Un unico sistema, ordenado, que cada rol usa a su medida

Gestion Escolar centraliza toda la operatoria academica y administrativa en una plataforma web moderna. Se entra desde cualquier navegador (computadora, tablet o celular) con usuario y clave, y el sistema muestra automaticamente solo lo que ese usuario tiene permitido ver.

Tablero de inicio del directivo
Tablero de inicio del Directivo: estado de puesta a punto del ciclo, indicadores clave y acceso a todo el sistema desde el menu lateral.
🏫

Multi-colegio

Una instalacion y una base de datos por institucion. Los datos de un colegio nunca se mezclan con otro.

🌐

100% web

No hay que instalar programas en cada maquina. Se actualiza una vez y todos tienen la ultima version.

🧱

Modular

Se activa solo lo que el colegio necesita. Crece junto con la institucion, modulo por modulo.

🇦🇷

Hecho para la realidad local

Boletines, RITE, intensificaciones, talleres y contraturnos: la logica academica argentina, ya resuelta.

03Acceso por rol

Quien ve que: el corazon del sistema

La regla mas importante de Gestion Escolar es el alcance de datos por rol. No es solo un menu distinto: es que cada usuario, a nivel base de datos, solo puede acceder a la informacion que le corresponde. Un profesor jamas vera las notas de una materia que no dicta; una familia solo vera a su hijo/a.

🎓

Directivo / Administrador

Vision total de la institucion

Que ve

  • Todos los cursos, alumnos, docentes y personal
  • Todas las calificaciones, asistencias y trayectorias
  • Toda la convivencia, incluso las actas reservadas
  • Todos los reportes y exportaciones a Excel/CSV

Que hace

  • Configura ciclos, periodos, cursos, materias y modulos
  • Da de alta personas, usuarios y asigna roles
  • Abre y cierra ventanas de carga de notas
  • Promueve alumnos al ciclo siguiente y arma el legajo
📋

Preceptor

Acompañamiento y convivencia · cobertura entre cursos

Que ve

  • Todos los cursos del colegio (puede cubrir a un colega ausente)
  • Asistencia y situacion de cada alumno
  • Legajos y trayectorias academicas
  • Convivencia: observaciones, sanciones, entrevistas, actas

Que hace

  • Toma asistencia por dia, turno y grupo
  • Registra observaciones de conducta y sanciones
  • Convoca y cierra entrevistas; labra actas
  • Se comunica con las familias de cualquier curso
✏️

Profesor

Solo sus materias por curso

Que ve

  • Unicamente los cursos y materias que dicta
  • Sus propias planillas de notas y de avance
  • El listado de sus alumnos por materia

Que hace

  • Lleva su libreta de notas con varias evaluaciones por periodo
  • Carga la nota oficial y el avance (TEA/TEP/TED) del RITE
  • Registra el desempeño cualitativo por actividad
👨‍👩‍👧

Responsable / Familia

Solo su(s) hijo/a(s)

Que ve

  • El seguimiento completo de su hijo/a, en tiempo real
  • Asistencia, faltas justificadas y porcentaje real
  • Boletin de calificaciones y avance en formato RITE
  • Observaciones de convivencia (no las reservadas)

Que hace

  • Consulta sin depender de horarios de atencion
  • Deja acuse de lectura del boletin
  • Actualiza sus datos de contacto
  • Recibe y responde mensajes de la escuela
🎒

Alumno

Solo a si mismo

Que ve

  • Su propia situacion academica y de asistencia
  • Sus notas, su avance y su trayectoria

Que hace

  • Hace su propio seguimiento, igual que el responsable pero acotado a el
  • Recibe comunicaciones de la institucion

Multi-rol con un solo acceso

Una misma persona puede ser, por ejemplo, Profesor y Preceptor a la vez. Con un unico usuario, el sistema le habilita la union de ambas capacidades: toma asistencia de sus cursos Y carga notas de sus materias. Sin claves duplicadas, sin confusiones.

04La vision del Directivo

Desde la Direccion se ve, se controla y se decide todo

Como Directivo, al ingresar tenes el panorama completo del colegio y el control de la configuracion academica. Estas son las herramientas centrales de gestion.

Gestion academica

Cursos, materias y plantel, bajo control

Definis los cursos del ciclo (año, division, turno), las materias de cada uno —asignaturas, talleres tecnicos y contraturnos— y asignas el preceptor titular y el profesor de cada materia.

  • Talleres y contraturnos con division en grupos (A / B / C)
  • Docente titular + suplentes por materia (cubrir una licencia desplaza al titular)
  • Vista de detalle por curso para gestionar todo en un solo lugar
Detalle de curso
Detalle de curso: materias, preceptor y profesores asignados.
Planta organico funcional POFA
POFA: planta organico funcional analitica del ciclo, editable por fila.
Planta funcional

La POFA digital, lista para presentar

La grilla de Planta Organico Funcional reune, en una sola pantalla del ciclo activo: especialidad, curso, PID, CUPOF, materia, cantidad de modulos, profesor, situacion de revista, suplente y toma de posesion.

  • Edicion inline (doble clic) para correcciones rapidas
  • Situacion de revista por materia: titular / provisional / suplente
  • Filtros por especialidad, año y division
Personas y accesos

Una sola ficha de identidad para toda la comunidad

Todas las personas del colegio —alumnos, familias, docentes y personal— viven en un padron unico. Desde ahi se crea el acceso al sistema y se asignan los roles, con una convencion de credenciales simple y segura.

  • Usuario y clave inicial = numero de documento, con cambio obligatorio al primer ingreso
  • Asignacion de varios roles por usuario con checkboxes
  • Promocion de una persona a planta funcional sin recargar datos
Gestion de usuarios y roles
Usuarios del sistema, con filtro por texto, rol y estado.
Legajo integral del alumno
Legajo del alumno: todo lo que la institucion sabe de el, en un solo documento.
Legajo integral

El legajo del alumno, completo y al instante

Un unico reporte reune datos personales, trayecto academico, responsables, asistencia con porcentaje real, boletin, convivencia y trayectoria. Lo que antes era una carpeta de papel, ahora se arma en un clic.

  • Foto del alumno y datos de contacto de los responsables
  • Trayecto academico ciclo a ciclo
  • Vision integral solo lectura para todo el equipo directivo
05Modulos

El recorrido completo, modulo por modulo

Todo lo que la escuela hace todos los dias, digitalizado y conectado entre si. Lo que se carga en un modulo alimenta automaticamente a los demas: una nota cargada por el profesor aparece en el boletin de la familia y en el legajo del directivo, sin volver a tipearla.

Asistencia

Tomar asistencia en segundos, desde el celular

Planilla del dia por curso, fecha, turno y grupo. Cada alumno tiene un boton ciclico Presente → Ausente → 1/2 falta → 1/4 falta, con observacion y justificacion por fila. El porcentaje real se calcula sobre las jornadas efectivamente tomadas.

  • Turno principal y contraturno por separado
  • Marca "el docente no estuvo presente": ese dia no penaliza
  • Resumen acumulado con porcentaje oficial de asistencia
Tomar asistencia
Toma de asistencia con botones por alumno (vista de preceptor).
Resumen de asistencia
Reporte de asistencia por curso: faltas acumuladas, justificadas, contraturno y porcentaje real sobre las jornadas efectivamente tomadas.
Libreta del docente
Libreta del docente: varias evaluaciones por periodo, con ponderacion.
Calificaciones

La libreta del docente, siempre a mano

El profesor registra todas las evaluaciones que quiera por periodo (parciales, TPs, etc.), cada una con su ponderacion y su rubrica (numerica o conceptual). El sistema calcula el promedio ponderado como sugerencia.

  • Rubricas numericas (0-10) o conceptuales (Excelente, Muy bien...)
  • Registro privado del docente, editable cuando quiera
  • La nota sugerida se ofrece al cargar la nota oficial
Avance Academico · RITE

El RITE, resuelto de punta a punta

La planilla de avance reproduce el RITE: informe por cuatrimestre (TEA/TEP/TED), nota, intensificaciones, diciembre/febrero y calificacion final. El cierre por alumno (aprobacion y acreditacion) se calcula solo segun el regimen vigente.

  • Celdas habilitadas por elegibilidad (final solo para quien aprobo ambos cuatrimestres)
  • Ventana de carga de notas controlada por la Direccion
  • Exportacion a CSV y porcentaje de asistencia por materia
Planilla de avance RITE
Planilla de Avance Academico (formato RITE), vista del profesor.
Boletin digital
Boletin digital en formato Registro Institucional de Trayectorias Educativas (RITE).
Boletin digital

El boletin oficial, generado solo y listo para imprimir

Todo lo que cargaron docentes y preceptores se consolida automaticamente en el boletin institucional (RITE): notas y avance por materia, observaciones, dias de clase, inasistencias, materias pendientes y los espacios de firma. Se genera para todo el curso de una vez o por alumno, listo para entregar a la familia.

  • Formato oficial con cabecera de la escuela y firma digital de Direccion
  • Detalle de inasistencias y materias adeudadas por alumno
  • Acuse de lectura por parte del responsable desde su Portal
Convivencia: actuaciones
Convivencia: observaciones de conducta por curso.
Convivencia

Disciplina y acompañamiento, con trazabilidad

Seguimiento completo de convivencia por curso: observaciones de comportamiento, sanciones, entrevistas y actas. Cada registro queda fechado y atribuido, y se integra al legajo del alumno.

  • Observaciones reservadas que la familia no ve
  • Entrevistas con estado (pendiente / realizada / cancelada)
  • Actas internas con participantes y desarrollo
Portal del responsable

La escuela, transparente para las familias

El responsable entra y ve, en tiempo real, todo el seguimiento de su hijo/a: asistencia con porcentaje real, boletin de calificaciones, avance en formato RITE y observaciones de convivencia. Menos llamados, menos reclamos, mas confianza.

  • Detalle de faltas con justificacion y contraturno
  • Boletin con acuse de lectura
  • Si tiene un solo hijo, entra directo a su ficha
Portal del responsable
Portal del responsable: seguimiento del alumno (vista de la familia).
Mensajeria interna
Mensajeria interna con difusion por rol o por curso y envio programado.
Mensajeria

Comunicacion oficial, ordenada y con respaldo

Mensajeria interna con bandeja de entrada, enviados y badge de no leidos. La Direccion difunde por rol o por curso; el preceptor llega a las familias; las familias solo escriben al personal. Todo queda registrado.

  • Mensajes pre-programados (se envian solos a la hora elegida)
  • Aviso por email cuando hay servidor de correo configurado
  • Reglas de privacidad: cada rol contacta a quien corresponde

Y ademas: Desempeño academico cualitativo · Horarios y cronograma semanal · Carga de pendientes · Promocion de alumnos · Busqueda global · Importacion masiva por CSV de alumnos y docentes · Subida de fotos · Autoservicio de "olvide mi contraseña".

06Filtros y busquedas

Encontrar cualquier dato, al instante

Cada listado del sistema filtra en vivo, mientras se escribe. Las lupas filtran al instante; los selectores de año, division o estado reorganizan la vista sin recargar. Asi se llega al dato exacto en segundos.

Filtros de alumnos
Listado de Alumnos: lupa (apellido/nombre/documento) + año + division.
Busqueda global
Busqueda global de alumnos para acceder directo a su legajo.

Filtros disponibles por pantalla

PantallaFiltros y busquedas
AlumnosLupa por apellido / nombre / documento · Año · Division (sobre matricula activa)
Personas / Planta funcionalLupa por nombre o documento · Rol del sistema · Cargo · Año / Division
UsuariosLupa por texto · Rol · Estado (activo / inactivo)
DocentesBuscador por nombre / documento
POFABuscar (materia, docente, PID o CUPOF) · Especialidad · Año · Division
AsistenciaCurso · Fecha · Turno (principal / contraturno) · Grupo (A/B/C)
Convivencia (Actas y otros)Filtro en vivo por texto · por curso
Consultas RITECurso · Periodo · Alumno
Listados / ReportesCurso · Periodo · Rango de fechas (segun el reporte)
Busqueda globalUn solo campo que encuentra al alumno en todo el colegio
07Reportes

De la pantalla a la planilla, en un clic

Un centro de listados reune los reportes que la escuela necesita para la gestion diaria y para la documentacion oficial. Todos se pueden exportar a CSV / Excel para imprimir, archivar o presentar.

Centro de listados
Centro de Listados: todos los reportes con exportacion a CSV.
Alumnos por Curso · padron Alumnos sin Curso Parte Diario de asistencia Inasistencia por Curso Planilla Mensual de asistencia No Aprobados por Curso Registro Anual de acreditaciones Consultas RITE por curso y por alumno Alumnos con Foto Boletin Visto (acuses) Observaciones / Conducta Sanciones Emails por Curso Datos Actualizados Reporte de Horarios imprimible
Registro anual
Registro Anual: grilla de acreditaciones por curso.
Reporte de horarios
Reporte de horarios listo para imprimir (una hoja A4 por curso).
08El potencial de la base de datos

Toda la vida de la escuela, convertida en informacion util

Cada accion en el sistema queda registrada en una base de datos relacional, estructurada y consistente. Eso es lo que permite los reportes, el cruce de informacion y —a futuro— las estadisticas e indicadores institucionales. Esto es lo que la institucion pasa a digitalizar y retener:

👤

Identidad

Personas, documentos, contacto, domicilio. Alumnos, responsables, parentescos, empleados, cargos y usuarios.

📚

Academico

Ciclos lectivos, niveles, orientaciones, cursos, materias, talleres, contraturnos, matriculas y periodos.

🗓️

Asistencia

Inasistencias por dia, turno y tipo (con peso), justificaciones, jornadas tomadas y feriados.

🔢

Calificaciones

Instancias de evaluacion con ponderacion y rubrica, notas oficiales y avance TEA/TEP/TED del RITE.

🧭

Trayectoria

Aprobaciones, acreditaciones, intensificaciones, materias pendientes y promociones ciclo a ciclo.

🤝

Convivencia

Observaciones, sanciones, entrevistas y actas, con tipos configurables y nivel de reserva.

⏰

Horarios

Carga horaria por materia y curso, situacion de revista, toma de posesion y datos POFA.

✉️

Comunicacion

Mensajes internos, destinatarios, lecturas, envios programados y acuses de boletin.

🏷️

Institucional

Identidad del colegio, modulos activos y configuracion academica del ciclo.

El dato deja de irse con las personas

Cuando un preceptor, secretario o directivo cambia, su conocimiento queda en el sistema. La institucion construye una memoria propia, consultable y exportable, que la acompaña año tras año.

09Seguridad y privacidad

Datos de menores: tomados en serio

La proteccion de la informacion no es un agregado: esta en el nucleo del diseño. Estas son las garantias que ofrecemos.

🔐

Acceso por rol

El alcance de datos esta centralizado a nivel base de datos. Nadie ve mas de lo que su rol permite, ni por error ni a proposito.

🔑

Claves protegidas

Las contraseñas se guardan cifradas (bcrypt). Cambio obligatorio al primer ingreso y autoservicio de recuperacion por email.

🛡️

Proteccion anti-fraude

Token de seguridad (CSRF) en cada formulario y consultas siempre preparadas: el sistema esta blindado contra ataques comunes.

♻️

Bajas logicas

Nada se borra fisicamente: las bajas se marcan como inactivas. La informacion historica nunca se pierde.

💾

Respaldo

Base de datos propia por colegio, con respaldo y exportacion. Tus datos son tuyos y siempre podes llevartelos.

🙈

Reserva selectiva

Observaciones de convivencia reservadas y actas internas que el equipo ve pero la familia no.

10Identidad propia

El sistema se viste con los colores de tu colegio

Gestion Escolar no impone una marca: adopta la de la institucion. Nombre, logo y colores se configuran y se aplican en toda la plataforma. Ademas, incluye modo claro y modo oscuro.

Identidad del colegio
Configuracion de la identidad del colegio (nombre, logo, colores).
Modo oscuro
Modo oscuro: comodo para trabajar muchas horas, manteniendo la identidad.
11Por que elegirnos

Lo que la institucion gana, en numeros y en tranquilidad

5
perfiles de acceso, cada uno con su vista
15+
reportes exportables a Excel
100%
web, sin instalar nada en cada PC
1
unica fuente de verdad para todo
⚡

Ahorro de tiempo real

Boletines, RITE y listados que llevaban horas se generan en minutos.

😌

Menos reclamos

Las familias estan informadas y la escuela tiene todo documentado y fechado.

📈

Decisiones con datos

Detectar a tiempo al alumno en riesgo deja de depender de la memoria de alguien.

🧩

Crece con el colegio

Modular: se activa lo que se necesita hoy y se suma el resto cuando haga falta.

🇦🇷

Pensado aca

La logica academica argentina (RITE, intensificaciones, talleres) ya viene resuelta.

🤝

Acompañamiento

Implementacion, migracion de datos y soporte de un equipo que conoce la escuela.

Llevemos tu escuela al proximo nivel

Coordinemos una demostracion en vivo con los datos y la realidad de tu institucion. En una reunion ves el sistema funcionando de punta a punta.

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